Im Rahmen von Seminaren in großen Unternehmen mit der “Free Your Mind” Methode (FYM) ist es immer wieder Thema, dass die Teilnehmer bemerken, dass wichtig ist, dass ein einzelner im Team noch effektiver sein könnte, wenn es möglich, gemeinsame Regeln für das Zeitmanagement festzulegen.
Um zu verstehen, was es notwendig ist fasse ich hier erstmals vorab einige der organisatorischen, menschlichen und technischen Aspekte zusammen, die in jedem guten Selbstmanagement stecken sollten (so zum Beispiel in GTD oder ZTD) und vergleiche diese mit den Aspekten, was im Team dafür beachtet werden sollte.
| Organisation persönlich | Organisation im Team | Effekt |
| Eine strukturierte und gepflegte Ablage oder vergleichbare System: Gesuchtes muss reproduzierbar gefunden werden. | Ähnliche grundlegende Ordner oder Ablagestrukturen. Bei Vertretungen weiß jeder, wo er was oder wie finden kann. |
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| Durchgehendes Organisationssystem für Papier/Ordner/Emails | Gemeinsame Namensklassifikationen und Benennungen |
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| Es gibt nur eine Aufgabenliste, in der täglich gepflegt Aufgaben eingetragen und kategorisiert und priorisiert werden. Es ist ungefähr klar welche Aspekte als nächstes dran sind. Priorisierungen sind klar. | Im Team kann klar über mögliche Hilfe diskutiert werden, wenn alle einen klaren Überblick über Aufgaben und Prioritäten haben.Regelmäßiger Abgleich der Teamprioritäten und aktuellen Projekten in Standup- Meetings (max. 15 min) |
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| Um zu einer effizienten Aufgabenliste zu kommen werden Sie meist keine “Hallo kannst Du mal” Aufgaben mehr annehmen” , sondern sie verweisen auf “Bitte per Email” oder “Bitte vorbereitet übergeben”. |
Jeder im Team weiß, dass die Eingangsliste meist per Mail, von allen gepflegt wird. Aufgaben werden über die Technik vergeben oder manchmal auch in gemeinsamen Aufgabenlisten mit Verantwortlichkeit gepflegt. |
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| Eingänge werden nur zu bestimmten Zeiten abgearbeitet -mehrmals täglich aber nicht ständig. Emails sind erstmals keine Aufgaben, sondern werden in Blöcken bearbeitet | Keine Erwartungen, dass jeder jederzeit per Email erreichbar ist. Wichtige Dinge sollten daher per Telefon angefragt werden. Im Team ist wichtig, dass Jeder diese Vereinbarung kennt und nutzt. |
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| Goldene Stunde Prinzip: Der einzelne kann sich gewisse Zeiten ohne Störung nehmen, um in ruhigen Zeiten konzentriert an wichtigen Dingen, die Konzentration benötigen, zu arbeiten. | Jeder im Team hat diese Möglichkeiten. Diese sind im Team abgesprochen und es gibt Signale Symbole und Kennzeichnungen dafür. Ausnahmen, wenn unterbrochen werden kann, sind allen Teammitgliedern bekannt. Das Telefon kann auf jemanden umgestellt werden. |
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| Delegation von Aufgaben wird klar mit oder ohne Verantwortungsübergabe durchgeführt. Der Verantwortliche hat eine Liste oder Technik dies zu verwalten. Die Delegation ist dabei gut vorbereitet und alle relevanten Informationen wurden beigefügt. Es werden klar die Prioritäten der Aufgabe kommuniziert. | Der Delegierte weiß über die Aufgabe Bescheid, kennt die Priorität der Aufgabe und kann diese entsprechend behandeln. Unnötiges Nachfragen entfällt.Der Delegierte kennt seine eigene Liste und kann gegebenenfalls damit begründet “Nein” sagen. |
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| Kontexterfassung und Zusammenfassung von Dingen, die gemeinsam erledigt werden können. Z.B @Telefonieren, @Einkaufen, @Officeorganisation … | Gemeinsame Kontexte für Routineaspekte, die Zusammengefasst werden können. Gemeinsame Kontext für @Einkäufe oder @Technik, die gegeben falls angefragt werden können und damit von einem, der sowieso genau dieses Thema gerade löst auch mit erledigt werden kann. |
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| Planungsphasen und Ziele sind wichtiges Bestandteil eines perfekten Zeitmanagements. Tägliche Planung mit Fokus auf die wichtigen Dinge erschafft Erfolg. Jahres-, Monats-, Wochenplanung sowie die tägliche Aufgabenplanung erschafft Überblick. | Kanban-Boards zeigen an, wie jeder im Team aktiv ist und welche Ziele er aktuell verfolgt.Im Team oder/und mit Vorgesetzten werden regelmäßig gemeinsame Ziele festgelegt und jährlich Reviews durchgeführt.Lernende und sich anpassende Teams, die kurzfristig auf Gegebenheiten reagieren können und Ziele verändern brauchen zirkuläre Iterationsphasen |
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| Gut vorbereitet ins Meeting. Jeder plant optimal für sich die Zeit für die Vorbereitung und für das Meeting ein und hält sich an die Zeitvorgaben. Alles was schon vorab getan werden kann, ist vorbereitet. Nach dem Meeting werden direkt alle Ergebnisse dokumentiert. | Meeting ist das Teamthema. Hierfür gibt es klare Definitionen: (Auszüge)
Hier verweise ich auf folgendes Buch: |
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Das sind grundsätzliche Aspekte der Zusammenarbeit. Was technisch dazu wichtig ist und welche menschlichen Aspekte noch zu beachten sind können Sie in den folgenden Artikeln lesen.